Koordinovaná komunikácia a prehľadná distribúcia informácií sú predpokladom úspešnej spolupráce. Vďaka aplikáciám, ktoré sú dnes bežne dostupné, môže firma zefektívniť komunikáciu so zákazníkom napríklad pri reklamačnom konaní, pri riadení zákazníckych požiadaviek, interných projekov alebo interných požiadaviek... Využitie jednotného systému, ktorý podporuje spoluprácu zúčastnených má svoje opodstatnenie rovnako vo výrobnej, v obchodnej spoločnosti, ako aj pri poskytovaní služieb. Či je to firma účtovnícka a audítorská, alebo je oblasťou podnikania výroba a montáž okien, firmy musia so svojimi zákazníkmi komunikovať. Ak sa ich vzájomná komunikácia dostatočne nezdokumentuje, je tu riziko neskorších problémov. Výhodou využitia systému je, že existuje neodškriepiteľný záznam - napríklad o dohodnutom rozsahu požadovanej služby, stanovenom termíne plnenia... Systém tak robí odovzdávanie informácií a činnosť používateľov prehľadnými a vďaka nemu existuje iba jedna pravda v diskusii so zákazníkmi alebo s kolegami.



